セールスクラウドの使い方がわからない? これを見ればバッチリ分かります。

株式会社セールスフォース・ドットコムが提供する「セールスクラウド(Sales Cloud)」というアプリケーションをご存知でしょうか。
営業支援システムで有名な会社なので、導入している企業も多いかと思います。
今回は、導入を検討している方のために、セールクラウドの導入方法とカスタマイズ方法について調べてみました。

セールスフォースのセールスクラウドとは

セールスクラウドとは、顧客情報を一元管理し、商談の記録を行うことで営業効率の改善を図るクラウドベースのアプリケーションです。
チームの営業状況をリアルタイムで把握でき、業務に応じて自在にカスタマイズができる便利なシステムです。

セールスクラウドの導入方法

セールスクラウド導入時に必要なことをまとめました。

ユーザーの作成

セールスクラウドを導入したら、まずユーザーまたはユーザーグループのデータアクセスレベルを決定するロール階層を作成します。
上位ユーザーは常に下位ロールにいるユーザーのデータにアクセスできるようになるため、組織図の構造を反映して作成するといいでしょう。

セールスプロセスの定義

セールスクラウドには「リード」「取引先」「取引先責任者」「商談」「活動」というオブジェクトがあります。
リードは商品やサービスに興味はあるが、まだ購入に至っていない見込み顧客、または既存顧客の追加の見込みを指します。リードに担当者を割り当て、「取引開始」状態にすると、リードが保有する会社情報・連絡先情報・取引に関する情報が、それぞれ取引先・取引先責任者・商談に引き継がれます。
このプロセスにおいて、どのオブジェクトに、いつ、何を入力するか等をあらかじめ定義しておく必要があります。
どの時点でリードを取引開始にするのか、いつ商談を作成するのか、必要な商談フェーズは何か等を決めてください。
入力のルールを作成しないと受注直前まで商談を入力しないなど、収益予測が正確にできなくなることが予想されます。

取引先と取引先責任者の設定

次に、取引先と取引先責任者の設定を行います。
取引先には見込み客・顧客・パートナー・競合他社等を登録します。取引先責任者は、取引先に関連付けられた名刺情報を登録します。
最初は既にある顧客データベースからインポートしましょう。また、自社の使い方に合わせて表示項目を並べ替えることもできます。レイアウトの設定はあらかじめ行っておきましょう。

セールスクラウドによる分析

セールスクラウドでは、レポート機能を活用して簡単に業績の把握を行うことができます。
レポートには、あらかじめインストールされているサンプルレポートと、AppExchangeから無料でダウンロードできるダッシュボードがあります。
セールスクラウドで何を分析したいのか、どのようなレポートが欲しいのかを事前に検討しておき、必要な項目を決定しておきましょう。必要な項目に関しては、後で行う項目のカスタマイズで入力必須の設定にすることができます。

セールスクラウドのカスタマイズ方法

セールスクラウドには、あらかじめ設定されている標準項目と、自由に設定できるカスタム項目があります。

まずは、標準項目を自社向けにカスタマイズするかどうかを決めましょう。
標準項目の中で、不要な項目と関連リストは非表示にすることができます。
また、レポートの表示やプロセスの実行に必要な項目については、必須設定を行うこともできます。
選択リストの値から、不要なものを除き、必要な項目だけを残しましょう。
入力項目については、デフォルト値を設定することができます。最も多く使う値をデフォルトとして設定しておけば、入力の負担を減らすことができます。
何を入力すればいいかについてヘルプテキストを追加しておけば、営業担当者が入力しやすくなります。いちいちマニュアルを引っ張り出さなくてもいいように、入力してほしい項目などについて設定しておきましょう。

次に、カスタム項目の追加を行います。
標準項目ではカバーしきれない項目についてはカスタム項目で追加しましょう。
カスタム項目には、チェックボックス・日付・テキスト等様々な種別があります。必要に応じて使用してください。
項目の位置もドラッグアンドドロップで自由に変えることができます。関連性のある項目はグループ化し、よく使用する項目については画面の上に配置する等、利用者の利便性を高めるように設計しましょう。

まとめ

セールスクラウドはシステムに詳しくなくても簡単に設計やカスタマイズをすることができます。しかし、自社のセールスプロセスについて精通していないと、使い勝手の良い設計はできないでしょう。
ツールの使いやすさは浸透するかどうかの決め手のひとつです。カスタマイズを行った後には、リリース前に必ずテストユーザーに使い勝手を確認してもらってください。